🛠️ ITN Service – Überblick

Was ITN Service ist

ITN Service ist ein eigenes Zusatzmodul neben der Zeiterfassung. Damit planen Sie Serviceeinsätze bei Ihren Kunden, die Monteure erfassen am Einsatz Zeiten, Material und durchgeführte Arbeiten, der Kunde unterschreibt, und es entsteht ein Servicebericht als PDF. Geprüfte Einsätze geben Sie für Ihre Rechnungsstellung als CSV oder PDF aus.

Ist das Modul für Ihre Firma gebucht, erscheint am PC die Gruppe „Service“ in der Seitenleiste und am Handy die Kachel „Service“. Ist es nicht gebucht, gibt es beides nicht – die Kapitel zu ITN Service in dieser Hilfe betreffen Sie dann nicht.

• Strikt getrennt von der Projektzeit: Service hat eigene Einsätze, eigene Tätigkeiten und eine eigene Abrechnung. Gemeinsam sind nur die Kunden und die Benutzer. Service funktioniert auch ohne das Modul Projektzeit.
• Ohne Preise: Im Modul gibt es keine Preise, Sätze oder Kosten. Die Abrechnungsdateien enthalten Zeiten, Fahrten und Material – die Rechnung selbst schreiben Sie in Ihrer Rechnungssoftware.

Wer was sieht

Für ITN Service gibt es kein eigenes Recht. Es gelten dieselben Rechte wie für die Schichtplanung, eingestellt unter Verwaltung → Benutzer:

💡 Die Stammdaten – Kunden mit ihren Einsatzorten, Service-Tätigkeiten, Fahrzeuge und Materialfavoriten – pflegen nur Administratoren.

Planer und Monteur

Monteur eines Einsatzes ist jeder Mitarbeiter, der am Einsatz eingetragen ist. Planer eines Einsatzes ist, wer „darf Zeiten bearbeiten“ für die Gruppe mindestens eines eingetragenen Monteurs hat – Administratoren sind es immer.

Alles, was einen bestimmten Monteur betrifft – seine Zeiten, seine Planzeit, ihn eintragen oder austragen –, braucht das Recht für genau dessen Gruppe. Bei einem Einsatz mit Monteuren aus zwei Abteilungen kann also jede Abteilungsleitung den Einsatz bearbeiten, die Zeiten aber nur für ihre eigenen Leute.

Der Weg eines Einsatzes

• Die erste Zeit- oder Materialeingabe setzt einen Entwurf oder geplanten Einsatz auf „In Bearbeitung“ – ein spontan am Handy angelegter Einsatz überspringt „Geplant“.
• Nach „Zur Korrektur“ bearbeitet der Monteur den Einsatz wieder und schließt ihn erneut ab.
• Stornieren geht aus jedem Status außer „Geprüft“. „Storniert“ ist endgültig: Der Einsatz bleibt als Nachweis stehen, seine Zeiten zählen nicht mehr im Zeitkonto.
• Von „Geplant“ zurück auf „Entwurf“ geht es nicht.
• „Geprüft“ und „Storniert“ sind schreibgeschützt.

1. Büro oder HandyEntwurf
2. PlanerGeplant
3. MonteurIn Bearbeitung
4. Monteur schließt abErledigt
5. PlanerPrüfung
   • Geprüft → Abrechnung: Bereit
   • Zur Korrektur → zurück zum Monteur

Abrechnungsstatus

Neben dem Status des Einsatzes hat jeder Einsatz einen eigenen Abrechnungsstatus:

1. Offen
2. „Prüfen und freigeben“Bereit
3. AbrechnungExportiert
4. AbrechnungAbgerechnet

💡 Der Abrechnungsstatus ändert sich nur auf der Seite „Abrechnung“ (und beim Prüfen auf „Bereit“). Er ist unabhängig vom Einsatzstatus – siehe „Service: Abrechnung“.

Servicezeit und Zeitkonto

Servicezeit zählt nie zusätzlich ins Zeitkonto. Wer normal mit Kommen/Gehen stempelt, sammelt seine Arbeitszeit ausschließlich über diese Stempelungen; die Servicezeit hält daneben fest, was beim Kunden getan wurde.

Nur an Tagen ganz ohne Kommen/Gehen-Stempelung springt die Servicezeit ein: Dann gelten Beginn und Ende der Servicezeiten des Tages – mit den Fahrten – als Kommen und Gehen. Eine Zeit über Mitternacht wird dabei auf die beiden Tage geteilt. Für die Pause gilt die Pausenregel des Arbeitszeitmodells, nicht die am Einsatz eingetippte Pause.

In der Monatsansicht der Zeiterfassung steht im Tagesdetail dann „Servicezeit“ mit der Dauer und dem Hinweis „keine Stempelung – Servicezeit gilt als Kommen/Gehen“ bzw. „zählt nicht ins Zeitkonto“.

• Stornierte Einsätze zählen nicht.
• Projektzeit und Servicezeit am selben stempelfreien Tag werden zusammengelegt – nichts zählt doppelt.
• In Lohnübersicht, DATEV-Export und den übrigen Exporten der Zeiterfassung hat die Servicezeit keine eigene Spalte. An stempelfreien Tagen steckt sie – wie die Projektzeit – als Kommen/Gehen im Ist.

Sprachen

Die Handy-App gibt es auf Deutsch, Russisch, Polnisch und Ungarisch. Der Mitarbeiter schaltet die Sprache selbst im Menü ⋮ oder auf der Anmeldeseite um; im Büro lässt sie sich unter Verwaltung → Benutzer → „Sprache der Handy-App“ einstellen. Die PC-Oberfläche bleibt deutsch.

Servicebericht und Bericht-Mail an den Kunden sind immer deutsch. Die Hilfe gibt es nur auf Deutsch.

Protokoll

Was an Einsätzen, Serien, Fahrzeugplanung, Abrechnung und vorläufigen Kunden geschieht, steht im Protokoll im Bereich „Service“, mit der Einsatznummer SE-…. Abteilungsleiter sehen dort die Vorgänge ihrer Gruppen.