Handbuch ITN-Zeiterfassung
Die vollständige Hilfe zur ITN-Zeiterfassung – mit Bildern, Abläufen und Rechenbeispielen: vom Schnellstart über Arbeitszeitmodelle, Schichtplanung, Urlaub und Zeitenmeldungen bis zum Lohnexport und zu Stempelterminals.
- 🚀Schnellstart: Zeiterfassung einrichtenDer Weg von der leeren Installation bis zum ersten richtigen Monatsbericht — in der Reihenfolge, in der es funktioniert.
- 📖Überblick & erste SchritteWeb-Zeiterfassung mit Stempeln am PC, Handy oder Kiosk, automatischer Auswertung nach Arbeitszeitmodell, Berichten und DATEV-Lohnexport.
- 🏠DashboardStartseite: Mitarbeiter stempeln hier und sehen Tagesstunden, Saldo und Resturlaub. Wer Zeiten bearbeiten darf – Admins, Abteilungsleiter und Bearbeiter –, sieht stattdessen die „Übersicht“ mit Anwesenheit, offenen Aufgaben und Genehmigungen.
- 📋Zeiterfassung (Zeiten bearbeiten)Zeiten eines Mitarbeiters Monat für Monat prüfen, korrigieren und Abwesenheiten nachtragen.
- 🗓️Planung (Abwesenheiten)Fehltage je Gruppe und Monat im Raster planen und geplanten Urlaub genehmigen.
- 🗂️Zeitenmeldungen (Anträge)Mitarbeiter melden Urlaub, Abwesenheiten und Zeitenkorrekturen zur Genehmigung – die Leitung entscheidet, erst dann ändern sich die Zeiten.
- ✉️MitteilungenKurze Bekanntmachungen der Leitung an einzelne Personen, eine Gruppe oder alle – am PC unter Kommunikation → Mitteilungen und in der Handy-App.
- 👥AnwesenheitLive-Tafel, wer gerade anwesend ist, wer fehlt und wer heute ohne Soll abwesend ist.
- 📊BerichteAuswertungen je Person oder Gruppe für einen Monat oder eine freie Zeitspanne, als Tabelle und PDF – auch per E-Mail.
- 🧾Protokoll (wer hat was geändert)Das Protokoll zeigt jede Änderung an Zeiten, Abwesenheiten, Stammdaten und Einstellungen – mit Zeitpunkt, verantwortlicher Person und betroffenem Mitarbeiter.
- 🕘ArbeitszeitmodelleEin Arbeitszeitmodell legt Soll-Zeit, Pausenabzug, Zuschläge und die Feiertagsregel fest — es ist das Rückgrat jeder Auswertung.
- 🔁SchichtpläneDie Schichtplanung sagt, WANN jemand arbeitet: Sie verteilt den Monat aus hinterlegten Mustern und erkennt beim Stempeln, welche Schicht tatsächlich gearbeitet wurde. Die STUNDEN kommen dabei weiter vom Mitarbeiter — eine Schicht KANN ein eigenes Arbeitszeitmodell mitbringen, muss aber nicht.
- 💶ZuschlägeZuschläge (auch Zulage, Bonus oder Prämie genannt) sind ein firmenweiter Katalog von Zeit- oder Geldvergütungen (Nacht, Sonntag, Feiertag, Überstunden, eigene oder ein fester Betrag je Schicht), der in den Arbeitszeitmodellen und an Schichten zugeordnet wird.
- 🎉FeiertageFeiertage steuern, dass an gesetzlichen oder eigenen freien Tagen das Soll entfällt (ganzer Tag) oder sinkt (halber Tag, feste Stunden) und Feiertagszuschläge greifen.
- 🖥️TerminalsTerminals sind fest aufgestellte Geräte, die zentral in der Verwaltung angelegt und freigeschaltet werden: Stempeluhren (Tablet, RFID-Terminal, Datafox), das Anwesenheitsfenster und das Whiteboard mit dem Schichtplan.
- ⏰Kiosk-Stempeluhr (…/kiosk)Feste Stempeluhr für ein Tablet oder das RFID-Terminal: Aktion antippen, PIN eingeben, fertig – am RFID-Terminal genügt der Chip. PIN bzw. Chip identifizieren die Person.
- 📆Whiteboard (Schichtplan an der Wand)Ein Bildschirm, der den Schichtplan eines Monats im Vollbild zeigt — wie ein Aushang am schwarzen Brett, nur immer aktuell und ohne Anmeldung.
- 📱Geräte (Handys)Unter Geräte werden die Handys der Beschäftigten freigegeben, einem Mitarbeiter zugeordnet und ihre Stempel-Rechte eingestellt.
- 📍Standorte (Standortprüfung)Standorte definieren erlaubte Orte (Geofence), an denen per Handy oder am PC (Dashboard und Mini-Widget) gestempelt werden darf.
- 📤Export (DATEV/Lohn)DATEV-Importdatei für die Lohnbuchhaltung – für Lohn und Gehalt (LuG) oder LODAS, aufgebaut nach den DATEV-Schnittstellenbeschreibungen. Dazu die Lohnübersicht als CSV oder PDF für alle anderen Lohnprogramme.
- 🧾ProjektzeitZeiten auf Kunde, Projekt und Tätigkeit stempeln – am PC oder am Handy – inklusive Fahrten und Besuchsbericht.
- 📌EinsatzplanWochen-Kalender, in dem Mitarbeiter auf Kunde, Projekt und Zeitfenster verplant werden – mit Vorbelegung für den Besuchsbericht.
- 📈ProjektberichtAuswertung der Projektzeiten nach Zeitraum, Kunde, Projekt und Mitarbeiter – mit Summen für Arbeit, Fahrt, Kilometer und Kosten.
- 🤝Kunden & ProjekteKundenstamm für die Projektzeiterfassung – mit Ansprechpartner, Adresse, Sätzen, Fahrt-Vorbelegung und Projekten je Kunde.
- 🧰TätigkeitenKatalog der Leistungsarten für die Projektzeiterfassung – mit Vorbelegung „abrechenbar” und optionalem Stundensatz.
- 🗂️Gruppen & SystemgruppenGruppen bündeln Beschäftigte für Ansicht und Auswertung; jeder Benutzer gehört höchstens einer Gruppe an.
- 👤Benutzer & PersonalakteUnter Benutzer werden Konten, Rollen und Rechte verwaltet; die Personalakte enthält alle Stammdaten einer Person.
- 🧾LizenzenDie Lizenzseite zeigt, wie viele Konten gleichzeitig aktiv sind — abgerechnet wird der monatliche Höchststand.
- 🔑Lizenzschlüssel (On-Premise)Bei einer Installation im eigenen Haus schaltet ein Lizenzschlüssel den Funktionsumfang frei – diese Seite zeigt den Stand und nimmt den Schlüssel entgegen.
- ⚙️EinstellungenDie Einstellungen bündeln die firmenweiten Grundeinstellungen der Zeiterfassung.
- 🏢FirmaUnter Firma werden die Stammdaten des Unternehmens und das Logo hinterlegt.
- 📐BerechnungsregelnÜbersichtsseite, die stichwortartig zeigt, wie aus Stempeln, Modell und Feiertagen die Arbeitszeit berechnet wird.
- 📱Handy-App (zef…/app)Stempeln und Projektzeiten vom Handy – als installierbare App mit Standort-Pflicht und Offline-Puffer.
- ⏱️PC-Stempel-Widget (…/mini)Kleines Stempel-Fenster für den PC – mit großen Kommt/Geht-Tasten und einem anheftbaren Schwebefenster.