📖 Überblick & erste Schritte

Was die App macht

Erfasste Kommen-/Gehen-/Pause-Stempel werden je Benutzer mit dem zugewiesenen Arbeitszeitmodell verrechnet: Soll, Ist, Pausen, Zuschläge und Saldo entstehen automatisch.

• Stempeln am PC, per Handy-App oder am Kiosk/Terminal
• Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Freistellung, Dienstreise, Sonderurlaub …) planen und eintragen
• Zeitenmeldungen: Mitarbeiter beantragen Urlaub und Zeitenkorrekturen selbst, die Leitung entscheidet
• Schichtpläne erstellen, als PDF-Aushang drucken und am Whiteboard zeigen
• Projektzeiten und Besuchsberichte erfassen
• Berichte je Person oder Gruppe als PDF
• DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung (LODAS oder Lohn und Gehalt) und die Lohnübersicht als CSV oder PDF für andere Lohnprogramme – beides nur für Admins

Die Adressen im Überblick

Alle Zugänge liegen unter derselben Adresse der Installation (im Beispiel zef.ihre-firma.de) – es gibt nichts zu installieren, jeder Zugang ist eine eigene Seite:

• …/ – die normale PC-Oberfläche mit Dashboard, Zeiterfassung, Planung und Verwaltung.
• …/app – die Handy-App. Im Browser öffnen und auf den Startbildschirm legen; danach verhält sie sich wie eine App (Stempeln, Projektzeit, Berichte, Zeitenmeldungen, Mitteilungen).
• …/kiosk – die Stempeluhr für ein gemeinsames Tablet: Aktion antippen, persönliche PIN eingeben, fertig. Als RFID-Terminal mit Chip-Leser genügt es, den eigenen Chip vorzuhalten.
• …/mini – das kleine Stempel-Fenster für den PC-Arbeitsplatz (auch als eigenes Fenster installierbar).
• …/presence – die Anwesenheits-Tafel für einen Bildschirm im Eingang. Sie steht bewusst NICHT in der Navigation und wird direkt über die Adresse aufgerufen.
• …/whiteboard – der Schichtplan eines Monats als Wandanzeige im Vollbild. Der Bildschirm meldet sich als Terminal an, ohne Benutzerkonto (siehe Kapitel Whiteboard).
• …/handbuch – das Handbuch mit derselben Hilfe, lesbar ohne Anmeldung (siehe „Hilfe finden“).

💡 Die Zugänge /app, /kiosk und /mini lassen sich getrennt voneinander als App installieren – jeder mit eigenem Symbol. Wer sich an einem Zugang anmeldet, bleibt dort angemeldet.

Wie eine Stempelung zum Bericht wird

Egal, über welchen Zugang gestempelt wird — der Weg dahinter ist immer derselbe:

1. MitarbeiterStempeln
2. ServerMit dem Arbeitszeitmodell verrechnen
3. LeitungPrüfen und ergänzen
   • Bericht als PDF
   • DATEV-Export fürs Lohnbüro

💡 Deshalb gibt es auch keinen „Monatsabschluss“ zum Anklicken: Soll, Ist, Pausen, Zuschläge und Saldo rechnet der Server selbst. Monate vor dem Vormonat schreibt er im Hintergrund fest, damit die Auswertung schnell bleibt — ändert sich dort nachträglich etwas, rechnet er den Monat neu. Eine Korrektur wirkt deshalb sofort, auch rückwirkend.

Die Navigation

• Zeiterfassung: Planung und Berichte für alle. Wer Zeiten bearbeiten darf, hat zusätzlich die Monatsansicht „Zeiterfassung“, die „Schichtplanung“ und das „Protokoll“; alle anderen sehen stattdessen „Meine Schichten“. Admins finden hier außerdem die Arbeitszeitmodelle samt Zuschlägen, den Export und – unter „Schichtplanung“ (Pfeil rechts) – Schichtgruppen und Zuordnungen.
• Kommunikation: Zeitenmeldungen (Anträge) und Mitteilungen. Beides hat jeder, auch ohne Bearbeitungsrecht.
• Projektplanung: Projektzeit, Einsatzplan, Projektbericht, Kunden und Tätigkeiten – nur mit dem Lizenz-Block „Projektzeit“.
• Verwaltung: Gruppen, Benutzer, Lizenzen und Einstellungen – nur für Administratoren. Hinter „Einstellungen“ steckt (Pfeil rechts) die gesamte Einrichtung: Firma, Feiertage, Terminals, Geräte und Standorte.
• Ganz unten, abgesetzt: „🚀 Einrichtung“ – der Einrichtungsassistent, nur für Administratoren – und darunter die Hilfe für alle.

Erste Schritte für Administratoren

Für die Einrichtung gibt es zwei Wege, die dasselbe beschreiben: das Hilfe-Kapitel „Schnellstart“ mit Bildern und Warnhinweisen — und den Einrichtungsassistenten unten in der Seitenleiste („🚀 Einrichtung“). Der Assistent prüft an den echten Daten, was schon stimmt und was noch fehlt, nennt dabei die betroffenen Mitarbeiter mit Namen und führt mit „Zeig mir wo“ direkt an die richtige Stelle.

💡 Auch bei einer längst laufenden Zeiterfassung lohnt ein Blick in den Assistenten — er findet zum Beispiel Mitarbeiter ohne Eintrittsdatum oder ohne Arbeitszeitmodell und Feiertage, die fürs neue Jahr noch fehlen.

Rollen

• Mitarbeiter: stempelt, sieht das eigene Dashboard und den eigenen Bericht, merkt Urlaub vor.
• Bearbeiter: darf Zeiten bearbeiten – ggf. nur für zugeteilte Gruppen.
• Abteilungsleiter: bearbeitet die Zeiten seiner Gruppen und entscheidet deren Zeitenmeldungen, sieht aber keine Verwaltungsseiten.
• Admin: verwaltet Benutzer, Modelle, Einstellungen und genehmigt Urlaub.

Hilfe finden

In der PC-Oberfläche hat jede Seite oben rechts ein (i) für die passende Kontext-Hilfe; die gesamte Hilfe steht ganz unten in der Seitenleiste unter „Hilfe“ – für alle, nicht nur für Administratoren.

In der Handy-App gibt es kein (i) je Seite – dort führt Menü ⋮ → Hilfe zu den Texten für die App.

Ohne Anmeldung steht dieselbe Hilfe mit allen Bildern als öffentliches Handbuch unter …/handbuch bereit – auf der Anmeldeseite über den Knopf „📖 Handbuch & Hilfe – ohne Anmeldung“. Praktisch zum Weitergeben an neue Mitarbeiter, zum Nachlesen, bevor jemand ein Konto hat, und für alle Themen, die die Handy-App nicht zeigt.

💡 Welche Menüpunkte sichtbar sind, hängt von der Rolle ab. Fehlt ein Punkt, fehlt meist die Berechtigung.

Anmeldung bei mehreren Mandanten

Dieselbe Kennung kann in mehreren Mandanten existieren. Passt das Passwort zu genau einem, wird direkt angemeldet; passt es zu mehreren, erscheint eine Auswahlliste der Mandanten. Im Anmeldefenster lässt sich der Mandant über „Mandant angeben“ auch direkt eintragen.

Mitteilungen der Leitung

Die Glocke ✉️ oben rechts zeigt ungelesene Mitteilungen; ein Klick führt ins Postfach (Nav: Kommunikation → Mitteilungen). Am Handy gibt es dafür eine eigene Kachel. Wichtige Mitteilungen erscheinen als Fenster, das erst nach „Gelesen“ verschwindet.

Neuigkeiten nach der Anmeldung

Gibt es Neues im Programm, erscheint für Administratoren und Abteilungsleiter nach der Anmeldung ein Fenster mit den wichtigsten Änderungen und einem kurzen Hilfe-Überblick. Mitarbeiter werden damit nicht aufgehalten. Mit „Schließen“ verschwindet es für diesmal; erst der Haken „Gelesen – nicht mehr anzeigen“ sorgt dafür, dass es nicht wiederkommt. Beim nächsten größeren Ausbau erscheint es einmalig erneut — und zeigt dann nur, was seit dem letzten Abhaken dazugekommen ist. Die wichtigste Neuerung steht farbig hervorgehoben mit „NEU“ ganz oben, oft mit einem Knopf, der sie gleich öffnet. Was nur Administratoren betrifft, sehen Abteilungsleiter nicht; ist für sie nichts Neues dabei, bleibt das Fenster zu.

💡 Das Fenster gibt es nur in der PC-Ansicht – die Handy-App bleibt bewusst frei davon. Der Haken wird am Konto gespeichert und gilt daher auf jedem Gerät.