📤 Export (DATEV/Lohn)

Erstellen

Monat oben wählen, Umfang festlegen (alle, eine Gruppe oder eine Person), Format und Ebene wählen, dann herunterladen.

• Format: Lohn und Gehalt oder LODAS. Beides ist eine ASCII-Datei (.txt) im Windows-Zeichensatz, je Datei ein Mandant und ein Monat.
• Ebene „Monatswerte“: Ist-Stunden, Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten als Monatssumme.
• Ebene „Arbeitsstunden je Tag, Rest als Monatswerte“: Die Ist-Stunden stehen je Kalendertag in der Datei (LODAS: Kalendarium, Lohn und Gehalt: Kalendererfassung) – statt der Monatssumme, nicht zusätzlich. Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten bleiben Monatswerte. An einem Urlaubs- oder Krankheitstag steht nur, was dort tatsächlich gearbeitet wurde; der Stundenwert der bezahlten Abwesenheit steht – wie eine Monatskorrektur – an keinem Tag und kommt als Monatswert („Rest“) dazu. Eine Minus-Korrektur, die an keinem Arbeitstag steht, wird von den letzten Arbeitstagen abgezogen (die Exportseite zeigt diesen Hinweis nicht; er steht im Protokoll beim Eintrag „DATEV-Export erstellt“ unter „Details“). Gerundet wird über den Monat fortlaufend: Tageswerte plus Rest ergeben genau die Ist-Stunden des Monatsberichts, ein einzelner Tag weicht höchstens um eine Hundertstelstunde ab.
• Die Ebene innerhalb eines Monats nicht wechseln: Wer einen Monat mit „Arbeitsstunden je Tag“ an LODAS gegeben hat und ihn danach mit Monatswerten noch einmal liefert, behält die Tagesstunden im LODAS-Kalendarium – sie kämen zu den Monatswerten dazu. Dann den Monat wieder mit „je Tag“ exportieren oder das Kalendarium in LODAS von Hand leeren.
• Lohn und Gehalt braucht einmalig die Formatbeschreibung: Bei Format „Lohn und Gehalt“ steht neben dem Download der Knopf „INI-Datei“. Die Datei übernimmt das Lohnbüro im ASCII-Import-Assistenten von Lohn und Gehalt (Extras | ASCII-Import Assistent) als Zeitwirtschaftshersteller; danach liest Lohn und Gehalt jede Monatsdatei. Nach einem Wechsel des Trennzeichens die INI neu herunterladen.
• LODAS liest die Datei über Mandant | Daten übernehmen | ASCII-Schnittstelle – eine INI braucht es dort nicht, die Beschreibung steht in der Datei selbst.
• Trennzeichen der Lohn-und-Gehalt-Datei: Semikolon (Standard, empfohlen) oder Tabulator, einzustellen unter Einstellungen → DATEV. Beim Tabulator ist nicht belegt, ob Lohn und Gehalt auch die erste Zeile (Berater, Mandant, Monat) so liest – die DATEV-Beschreibung zeigt sie nur mit Semikolon; deshalb Tabulator nur nach einem erfolgreichen Testimport. Ein Komma geht nicht, weil die Stundenwerte selbst ein Dezimalkomma tragen („148,72“). LODAS schreibt immer Semikolon.

💡 Den Lohnexport und die Lohnübersicht dürfen nur Admins erstellen – Abteilungsleitungen und Mitarbeiter auch nicht für die eigene Gruppe oder sich selbst. Ihre Monatsberichte finden sie unter Zeiterfassung → Berichte. Fehlt die Berater- oder Mandantennummer oder ist sie keine gültige DATEV-Nummer, sperrt die Seite den Knopf „Export herunterladen“ – DATEV nähme die Datei nicht an. Die Lohnübersicht lässt sich auch ohne diese Nummern herunterladen.

Was exportiert wird

Die Lohnarten für Ist-Stunden, Überstunden und jede dieser Abwesenheitsarten stehen in den Einstellungen (DATEV). Die Lohnart eines Zuschlags steht am Zuschlag selbst (Modelle → Zuschläge).

⚠️ Die Lohnarten bitte beim Lohnbüro erfragen – ohne Nummer entsteht für diese Art keine Buchungszeile (z. B. bei Berufsschule oder Kind krank).

• Ist-Stunden, Überstunden und Zuschläge – in Stunden als Dezimalzahl (Industrieminuten: 7,50 = 7 Std 30 Min).
• Jede Abwesenheitsart als Tage (Halbtage 0,5): Urlaub, Krank, Kind krank, Reha, Wiedereingliederung, Freistellung, Berufsschule, Dienstreise/Fortbildung, Sonderurlaub, Mutterschutz, Elternzeit, Unbezahlter Urlaub und Gleitzeitausgleich – jeweils als Lohnart mit Tagen.
• Personalnummer: DATEV nimmt nur Zahlen von 1 bis 99999. Führende Nullen fallen weg („00471“ wird 471). Eine Nummer mit Buchstaben oder über 99999 wird nicht gekürzt, sondern die Person fehlt – sonst landete sie womöglich auf der Nummer eines anderen. Die Exportseite nennt solche Personen vorher.
• Lohnarten: LODAS kennt 1–9799 und 9976–9999, Lohn und Gehalt 1–5999 und 8000–9999. Eine andere Nummer erzeugt keine Zeile; die Exportseite warnt je gewähltem Format.

Was nicht mitgeht

• Wer im Monat nicht an der Zeiterfassung teilgenommen hat, geht nie mit – auch nicht als aktives Konto in einer normalen Gruppe: Austritt vor dem Monatsersten („Austritt Zeiterfassung“, ist es leer „Austritt Firma“) oder Eintritt nach dem Monatsletzten („Eintritt Zeiterfassung“). Wer am 01.09. austritt, steht also im September-Export, im Oktober nicht mehr; einzeln angefordert meldet der Export „Mitarbeiter hat in diesem Monat nicht an der Zeiterfassung teilgenommen (Austritt vor dem Monat oder Eintritt danach) – kein DATEV-Export möglich.“ (bei der Lohnübersicht „… – keine Lohnübersicht möglich.“). Aktive Konten, die deshalb fehlen, nennt die Exportseite über dem Download: „Aktiv, aber in diesem Monat nicht an der Zeiterfassung teilgenommen – nicht im Export: …“.
• Mitglieder der Systemgruppen (Nicht aktive/Ausgetretene) gehen nur noch in ihrem letzten Monat mit: wenn ihr Austritt (Austritt Zeiterfassung, sonst Austritt Firma, beides in der Personalakte) am oder nach dem Monatsersten liegt. Wer am 15.10. austritt und schon vorher verschoben wurde, steht also im Oktober-Export – unter „Alle Mitarbeiter“ und einzeln im Abschnitt „Ausgetreten – letzter Monat“, nicht über eine Gruppe (der gehört er nicht mehr an). Das gilt auch für Mitarbeiter, die man per Status-Schalter oder Haken „aktiv“ deaktiviert – sie landen dabei automatisch in „Ausgetretene Mitarbeiter“. Ohne eingetragenen Austritt oder mit Austritt vor dem Monat fehlt die Person. Unter „Alle Mitarbeiter“ gilt dasselbe für deaktivierte Konten außerhalb der Systemgruppen; die Exportseite bietet sie dann auch einzeln nicht an. Das gilt für die DATEV-Datei und die Lohnübersicht gleich.
• „Urlaub (geplant)“ ist nur vorgemerkt und geht nicht mit – erst der genommene Urlaub.
• Urlaubs-Konto-Korrekturen erscheinen nicht – nur echte Urlaubstage. Krank-Korrekturen sind in den Krank-Tagen des Monats verrechnet.
• Namen stehen nicht in der Datei – DATEV bucht nach Personalnummer. Die Bemerkung jeder Zeile trägt die Bezeichnung (z. B. „Ist-Stunden“, „Urlaub“), in LODAS gekürzt auf 15 Zeichen.

💡 Ohne hinterlegte Lohnarten oder bei fehlender Personalnummer erscheint eine Warnung; betroffene Mitarbeiter werden übersprungen. Personalnummer unter Benutzer, Lohnarten unter Einstellungen → DATEV bzw. je Zuschlag unter Modelle → Zuschläge pflegen.

Was in der Datei steht

• LODAS: Kopf [Allgemein] mit Berater- und Mandantennummer, Datumsformat, Trennzeichen, Dezimalkomma und Stringbegrenzer; die [Satzbeschreibung] mit den DATEV-Tabellen u_lod_bwd_buchung_standard (Monatswerte) und u_lod_bwd_buchung_kalendarium (bei Arbeitsstunden je Tag immer, bei Monatswerten nie); dann [Entfernen], [Bewegungsdaten] und ein Hinweis fürs Prüfprotokoll. Abrechnungszeitraum ist immer der Erste des Monats (01.10.2026).
• LODAS-Monatswerte tragen einen Bearbeitungsschlüssel: Vorgabe 1 („Stunden“) für Stundenwerte und 10 („Tage für Lohnberechnung“) für Abwesenheitstage. Der Schlüssel für Tage gilt für ALLE Abwesenheitsarten gleichzeitig. Beide Vorgaben sind eine Wahl der Zeiterfassung, die DATEV-Unterlagen legen sie nicht fest.
• LODAS [Entfernen] (Vorgabe an): Vor den Buchungen steht für JEDE Person des Umfangs mit gültiger Personalnummer eine Zeile, die ihre Buchungen im selben Monat entfernt – auch für Personen, die in diesem Monat keinen einzigen Wert haben (z. B. nach einer Korrektur), sonst bliebe ihre alte Buchung stehen. Bei Monatswerten für die Tabelle der Monatswerte, bei Arbeitsstunden je Tag zusätzlich für das Kalendarium. So ersetzt ein zweiter Import den ersten, statt alles doppelt zu buchen. Es entfernt aber auch Buchungen, die die Kanzlei für diese Personen im selben Monat in derselben Tabelle von Hand erfasst hat. Personen außerhalb des Umfangs (andere Gruppe, ohne Personalnummer) bleiben unberührt; eine Zeile ohne Personalnummer (die ALLE Mitarbeiter träfe) schreibt der Export nie. Abschaltbar unter Einstellungen → DATEV.
• Lohn und Gehalt: erste Zeile Beraternummer, Mandantennummer und Monat (z. B. 1234567;12345;10/2026), danach je Buchung zwölf Felder in der Reihenfolge der INI-Datei. Monatswerte stehen im Feld „Wert“ (Kalendertag und Ausfallschlüssel leer), Arbeitsstunden je Tag mit Kalendertag, Ausfallschlüssel und Stundenanzahl.
• Die Lohn-und-Gehalt-Datei hat kein [Entfernen]: Einen schon importierten Monat nicht einfach noch einmal einlesen. Laut DATEV gehen Korrekturen bei Monatswerten nur als Differenz, bei Tageswerten mit allen Kalendertagen der betroffenen Person neu.

Mit dem Steuerberater abstimmen

Einiges legen die DATEV-Unterlagen nicht fest, sondern die Kanzlei für ihren Mandanten. Die Zeiterfassung bringt dafür Vorgaben mit (Einstellungen → DATEV, „Feinheiten der Importdatei“); der Steuerberater bestätigt oder ändert sie. Vor dem ersten echten Monat bitte einen Testimport machen lassen.

• Lohnartnummern – für Ist-Stunden, Überstunden, jede Abwesenheitsart und jeden Zuschlag.
• LODAS-Bearbeitungsschlüssel: Vorgabe 1 für Stunden und 10 („Tage für Lohnberechnung“) für Tage – vom Steuerberater bestätigen lassen. Der Schlüssel für Tage gilt für alle Abwesenheitsarten gleichzeitig. Einen artbezogenen Schlüssel (z. B. für Urlaubs- oder Krankheitstage) hier NICHT eintragen: Er würde jede andere Art mitbuchen – Krank, Elternzeit oder Mutterschutz als Urlaub bzw. Urlaub als Krankheit. Möchte die Kanzlei je Art einen eigenen Schlüssel, bitte bei uns melden.
• Abwesenheiten als „Lohnart mit Tagen“ (so exportieren wir heute) oder als Fehl- bzw. Ausfallzeiten? In Lohn und Gehalt laufen Ausfallzeiten wie Krankheit über die Kalendererfassung mit festen DATEV-Ausfallschlüsseln (z. B. U Urlaub, K Krankheit); für den Erstattungsantrag nach dem AAG braucht Lohn und Gehalt dort jeden Krankheitstag einzeln. In LODAS gehören sozialversicherungsrelevante Fehlzeiten in die Personalstammdaten. Beides erzeugt der Export noch nicht – bitte klären, ob die Kanzlei Abwesenheiten als Lohnart mit Tagen annimmt oder selbst als Fehlzeiten erfasst.
• Bezahlte Abwesenheiten stecken – wie im Monatsbericht – mit ihrem Stundenwert in den Ist-Stunden und stehen zusätzlich als Tage da. Bei „Arbeitsstunden je Tag“ steht dieser Stundenwert nicht am Urlaubs- oder Krankheitstag (das wäre als Zeitlohn gemeldete Arbeit), sondern in der Monatszeile der Ist-Stunden.
• Ausfallschlüssel für Arbeitsstunden je Tag: in LODAS die Nummer, die der Mandant dort angelegt hat (Vorgabe 1), in Lohn und Gehalt einer der festen Zeitlohn-Schlüssel 1 bis 5 (Vorgabe 1).
• Stunden kommen als Industrieminuten (7,50). Im ASCII-Import-Assistenten von Lohn und Gehalt also kein Trennzeichen für Echtminuten eintragen.
• LODAS [Entfernen] an oder aus (siehe oben). Beim Testimport prüfen: Nimmt LODAS eine [Entfernen]-Zeile für eine Person ohne Buchung in diesem Monat an, und bei Arbeitsstunden je Tag die Kalendarium-Tabelle auch dann, wenn keine einzige Tageszeile folgt?
• Trennzeichen Tabulator in Lohn und Gehalt: beim Testimport prüfen, ob die erste Zeile (Berater;Mandant;Monat) erkannt wird. Bis dahin Semikolon verwenden.
• Personalnummern mit Buchstaben (betriebliche Personalnummer) unterstützt der Export noch nicht – dafür bitte eine Zahl bis 99999 als Personalnummer vergeben.

💡 Der Testimport zeigt im Prüfprotokoll, ob LODAS bzw. Lohn und Gehalt jede Zeile angenommen hat. Meldungen dort bitte an uns weitergeben – das Format wurde nach den DATEV-Beschreibungen gebaut, ein Import beim echten Mandanten ist der letzte Nachweis.

Lohnübersicht für alle Lohnprogramme

Für Lohnbüros ohne DATEV und für Lexware Office Lohn, wo die Werte von Hand übertragen werden: Die Karte „Lohnübersicht“ unter der DATEV-Karte erzeugt für denselben Monat und Umfang eine Tabelle mit einer Zeile je Mitarbeiter – als CSV für Excel oder als PDF zum Abtippen.

Die Zahlen kommen aus derselben Monatsauswertung wie der DATEV-Export und der Monatsbericht; es wird nichts anders gerechnet. Lohnarten braucht die Übersicht nicht. Wer darin steht, regelt dieselbe Regel wie beim DATEV-Export – auch Ausgetretene in ihrem letzten Monat (siehe „Was nicht mitgeht“).

• Spalten: Personalnummer, Name, Monat, Soll, Ist, Plus/Minus des Monats (Ist − Soll), Gleitzeitsaldo am Monatsende, je Zuschlag die zuschlagspflichtige Zeit, je Pauschale Anzahl und Summe (€) und je Abwesenheitsart die Tage (Urlaub, Krank, Kind krank, Reha, Wiedereingliederung, Freistellung, Berufsschule, Dienstreise, Sonderurlaub, Mutterschutz, Elternzeit, unbezahlter Urlaub, Gleitzeitausgleich).
• Stunden als Dezimalzahl mit Komma (7,50 = 7 Std 30 Min), Abwesenheiten in Tagen, halbe Tage als 0,5, krumme Summen aus Korrekturen auf zwei Nachkommastellen gerundet – genau wie in der DATEV-Datei. Minuswerte stehen mit Minuszeichen.
• CSV: Trennzeichen Semikolon, mit Umlauten für Excel; ohne Kopfkommentare, damit sie sich auch in andere Programme einlesen lässt. Die Spalten bleiben Monat für Monat gleich – jede Abwesenheitsart steht immer da, auch mit 0.
• PDF: zeigt nur Zuschlags- und Abwesenheitsspalten, in denen jemand einen Wert hat, und darunter die Hinweise (fehlende oder doppelte Personalnummern). Passen nicht alle als eigene Spalte auf die Seite, stehen erst die Abwesenheiten, bei sehr vielen Zuschlägen auch die Zuschläge als Text in einer Spalte („Urlaub 2 · Krank 1,5“). Zuschläge mit Zeitgutschrift tragen dort das Kürzel „ZG“, in der CSV steht „Zeitgutschrift“ ausgeschrieben.

💡 Anders als beim DATEV-Export bleiben Mitarbeiter ohne Personalnummer in der Übersicht – mit leerer Nummer, damit das Lohnbüro niemanden übersieht. Nur ein Konto ganz ohne Nummer und ohne jeden Wert (typisch: ein reines Verwaltungskonto) fehlt; es steht dann bei den Hinweisen. Im laufenden Monat ist der Gleitzeitsaldo der Stand bis heute. Das Ist enthält bezahlte Abwesenheiten (z. B. Urlaub) mit ihrem Stundenwert und den Bonus von Zuschlägen mit Zeitgutschrift.

Doppelte Personalnummern

Tragen zwei Personen dieselbe Personalnummer, warnt die Exportseite und nennt beide. Bei reinen Ziffern zählen führende Nullen nicht: „00471“ und „471“ sind dieselbe Nummer – auch für das Lohnprogramm, das beide Personen auf eine Nummer buchen würde.

Exportiert wird trotzdem, denn welche Person gemeint ist, lässt sich nicht raten. Deshalb vor dem Export unter Benutzer eine der beiden Nummern ändern; die Benutzerliste markiert sie mit ⚠️. Nicht aktive, ausgetretene und deaktivierte Mitarbeiter zeigt sie erst mit dem Schieberegler „Alle anzeigen“.

Neu entstehen kann eine Dublette nicht mehr: Beim Eintragen prüft die Benutzerverwaltung die Nummer gegen alle Konten des Mandanten und nennt die Person, die sie schon trägt.